Solopreneuriat: comment gagner en efficacité
Gagner en efficacité est un sujet à ne pas sous-estimer quand on est solopreneur(e). Cela peut certes paraître assez secondaire de s’occuper d’améliorer son efficacité personnelle quand on a besoin de trouver des clients, de se faire connaître et de faire mille autres choses encore… Pourtant, étant donné qu’améliorer votre productivité a un effet direct sur votre activité d’entrepreneur(e), mais aussi sur votre équilibre de vie professionnelle / personnelle, il semble essentiel de placer cela assez haut parmi vos priorités. D’ailleurs, si ce n’était pas si décisif, les grandes entreprises se passeraient très probablement des services de leur COO (Chief Operation Officer), dont la responsabilité au conseil d’administration est de justement veiller à l’optimisation des dites “Opérations”.
Que ce soit donc pour accomplir plus, ou tout simplement pour vous dégager du temps personnel, je vous livre dans cet article ce qui, selon moi, sont les piliers du “travailler mieux” pour augmenter votre productivité durablement, et gérer votre quotidien d’entrepreneur(e) plus sereinement.
Cet article participe à l’événement inter-blogueurs organisé par Caroline du blog « Mes recettes naturelles« , autour du thème de l’équilibre vie professionnelle / vie personnelle. Retrouvez plus d’informations en bas d’article.
Travailler avec intention: le point de départ pour gagner en efficacité
Il vous faut donc définir une échelle de temps pour vos projets. Si vous hésitez, ce n’est pas grave. En fait il est préférable de corriger ses estimations dans quelques temps et d’apprendre, que de ne pas se fixer de référence temporelle. Le risque de ne pas définir d’échelle de temps est de repousser vos priorités. Et puis, c’est motivant de pouvoir visualiser que dans 3 mois, on aura accompli ci ou ça…
01 – Définir des objectifs quantifiables
Pour atteindre ses objectifs et surtout pour suivre l’évolution de son efficacité, il est essentiel de commencer par définir des objectifs qui soient spécifiques, quantifiables et limités dans le temps – autrement dit, des objectifs que l’on qualifie de SMART en management de projet:
Specific = ciblé, spécifique (!)
Measurable = quantifiable
Achievable = peut être atteint
Relevant = réaliste, pertinent
Timebound = limité dans le temps
Exemple d’objectifs « SMART »
- les 4 pages principales de mon site web sont créées et en ligne, le 15 mars
- dans une semaine, mon business plan est écrit et prêt à être présenté à ma banque
02 – Comment planifier ses projets efficacement
Lorsque vous aurez listé tous vos projets et défini une échelle de temps, vous remarquerez peut-être que cela fait beaucoup (ou pas assez). Il existe notamment quelques méthodes pour prioriser ses projets assez “rationnellement”:
Sur la base de la loi de Pareto:
autrement dit en priorisant les 20% de projets qui ont 80% de l’impact sur votre activité (évidemment même si la loi de Pareto est théoriquement 80/20, cela n’a pas besoin d’être au pourcentage près….)
En se fondant sur l’importance et l’urgence des projets:
c’est la méthode bien connue qui permet de repérer les tâches qui sont à la fois importantes et urgentes (j’avoue avoir du mal à planifier avec cette méthode…)
En planifiant sur des critères de “phases”:
pour cette méthode, on définit dans un gros projet, les éléments qui sont “indispensables”, “nécessaires” et “dispensables mais bons à avoir”. De fait, il est possible de dire: (1) je lance le projet A avec “l’indispensable” et “le nécessaire” en mars ; (2) je priorise ensuite un autre projet B pour juin (urgent) ; (3) puis je termine le premier projet A, pour la rentrée en septembre. C’est un peu plus complexe que les autres méthodes, mais cette méthode peut s’avérer bien plus utile, justement pour gagner en efficacité. La vie n’est effectivement pas toujours aussi simple et linéaire que sur le papier et avoir de la flexibilité est souvent ce qui permet d’atteindre ses objectifs avec plus de sérénité.
Dans un souci de gain de productivité, je vous recommande de fractionner vos projets en tâches plus petites, mais de ne le faire que lorsque vous vous lancez dans votre projet. Il n’est effectivement pas nécessaire d’investir du temps, à rentrer dans ce niveau de détails, si le projet n’est pas encore concret.
03 – Fractionner les objectifs en activités plus petites
Enfin dans votre planification, il est important d’inclure suffisamment de temps pour pouvoir continuer d’accomplir les tâches incontournables que vous pouvez avoir au quotidien et pour avoir du temps pour vous aussi…
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04 – Mettre en place des “KPI”: faire le bilan régulièrement…
Évidemment, la clé pour tenir ses objectifs et s’améliorer dans son travail comme ailleurs, c’est de faire le point régulièrement. Et, si vous avez bien fractionné vos projets en activités, vous pouvez vous en servir comme “marqueurs de performance” (KPI: Key Performance Indicators) pour comprendre où vous en êtes, et évaluer ce qui vous a peut-être retardé(e). Ou au contraire, vous vous rendrez compte que certaines activités se sont avérées beaucoup moins chronophages qu’attendues, et qu’il faudra les estimer différemment à l’avenir.
Astuces
- Toujours garder un calendrier à portée de main pour pouvoir littéralement “voir” le temps qui passe est un bon moyen de rester focaliser sur ses objectifs pour les atteindre
- Se trouver des partenaires de travail ou un groupe de travail peut aussi aider à rester centré(e) sur ses objectifs, parce que l’on ne doit plus seulement se rendre des comptes à soi-même, mais aussi en rendre aux autres…
Bien s’organiser pour augmenter la productivité de son travail
Pour bien s’organiser, il faut mettre en place des solutions adaptées à son travail et à sa personnalité. Par exemple, s’organiser pour faire sa prospection ou pour bloguer requiert des tactiques bien différentes. Pour gagner en efficacité, il faut donc:
(a) définir et optimiser les procédures à mettre en place pour le travail concerné, comme je vous le détaille par exemple dans l’article sur comment s’organiser pour tenir son blog efficacement
(b) améliorer son efficacité personnelle en mettant en place une méthode de gestion du temps adaptée à son style. Sur la base des objectifs vus plus haut, vous avez une estimation du temps nécessaire à votre projet. Voici donc des méthodes d’organisation dont vous pouvez vous inspirer pour mieux gérer votre temps au jour le jour:
01 – Les principales méthodes de gestion hebdomadaire de son temps
Que l’on planifie sa semaine le vendredi soir pour la semaine suivante, le week-end ou le lundi, avoir une vue d’ensemble de ces objectifs permet de mieux s’y tenir. Voici deux méthodes de gestion de temps, dont vous pouvez vous inspirer pour organiser votre semaine (on peut même les combiner…):
TIME BLOCKING
Popularisée par Cal Newport dans son livre Deep Work, cette méthode consiste à planifier tout son temps du matin jusqu’au soir sans interruption. Donc, au lieu de ne planifier dans votre calendrier, que les “interruptions” (meetings, rendez-vous etc…), vous planifiez aussi vos objectifs par blocs de temps sur les plages horaires libres, bloquant ainsi toute votre journée.
JOURNÉES DÉDIÉES
En deux mots, il s’agit de se dédier une journée à la réalisation d’un objectif ou d’un projet. Cette méthode se prête par exemple, très bien au batching qui est très efficace en terme de gain de productivité. En effet, le batching consiste à grouper la réalisation de tâches d’un même type, ce qui réduit le temps qu’elles prennent, selon le principe d’ ”économie d’échelle ».
Une fois, votre semaine planifiée, il est bon de garder le focus au quotidien pour atteindre vos objectifs, et voici comment y parvenir….
02 – Comment gérer son temps de travail au quotidien
La fameuse méthode pomodoro et ses variantes
Bon, je pense que la plupart des gens connaissent maintenant la « fameuse » méthode Pomodoro développée par l’italien Francesco Cirillo… Originalement, il s’agit de travailler par tranches de 25 min, suivies de 5 min de pause. Il existe heureusement des variantes de cette méthode (parce que tout le monde est différent) et notamment celle qui fonctionne en tranche de 90 minutes (et que j’utilise): 1h15 à 1h20 de travail suivi de 10-15min de pause. Il existe des apps pour s’y tenir, le “timer” d’un téléphone peut également tout aussi bien convenir.
La tactique du “sprint”
Je la baptise aussi la méthode “deadline”, elle convient par exemple très bien à des activités comme la rédaction de contenu, ou la création de graphique. Et elle peut se résumer comme cela: “à 11h, j’ai fini tous les visuels de mes 3 prochains articles” ou “ce soir, j’ai mis en ligne mon prochain article” etc…
Quelques astuces qui permettent de gagner du temps
- Batching: regrouper les tâches d’un même type comme (vu plus haut)
- Automatiser: utiliser des apps et outils organisationnels (gratuits) pour accomplir les tâches de routine, par exemple: Feedly pour la curation de contenu, Asana ou Trello pour gérer son calendrier éditorial, le Timer de son téléphone pour la méthode pomodoro etc…
Bien gérer son énergie pour une meilleure efficacité personnelle au quotidien
Les jours de grande fatigue ne sont généralement jamais les meilleurs jours de travail. Bien gérer sa forme physique et mentale est donc crucial pour gagner en efficacité. Et adopter un style de vie sain (ou s’y efforcer) est le secret (de polichinelle) pour maintenir un niveau d’énergie optimal au cours de la journée:
Bien gérer sa forme physique
En veillant à la qualité de votre sommeil, en pratiquant une activité physique régulière (chez vous ou ailleurs) et en adoptant une alimentation saine, vous avez toutes les cartes en main pour gérer votre énergie efficacement et être physiquement plus en forme tous les jours – un peu comme un sportif de haut niveau…
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Veiller à maintenir son niveau de motivation
Avoir du temps pour ne rien faire ou profiter de son entourage est essentiel pour se ressourcer mentalement car comme dit l’adage “Qui veut aller loin, ménage sa monture”… Et puis, travailler à garder une attitude positive, par exemple en créant un tableaux de vision (“vision board”), en faisant des affirmations, de la méditation ou autres choses… peut vous aider à appréhender les défis du quotidien avec plus confiance. La motivation se cultive et vous trouverez dans cet article « 12 pistes concrètes et faciles à mettre en œuvre pour entretenir votre motivation« . Gagner en efficacité tient parfois beaucoup plus à vraiment croire en soi et en son projet.
Lutter contre la procrastination
Se motiver à passer à l’action n’est pas toujours facile notamment quand la procrastination s’en mêle. Elle est un indéniable obstacle à la productivité. Quelqu’en soit la cause, il existe des moyens efficaces de prévenir et de lutter contre la procrastination durablement. J’ai réuni 9 blogueuses et blogueurs pour explorer ce sujet, et vous retrouverez les 3 grands axes sur lesquels agir dans mon article « comment lutter contre la procrastination pour donner le meilleur de vous, et vous réaliser pleinement ».
Améliorer sa concentration permet de rester focalisé(e) sur ses objectifs
Améliorer sa concentration va de l’élimination des distractions à la gestion de son stress et des émotions négatives qui ruinent la motivation. Voici quelques pistes pour jouer sur ces leviers:
Se mettre dans les conditions pour pouvoir gagner en efficacité
Travaillez-vous mieux dans un espace public ou chez vous? Est-ce que la musique vous inspire ou au contraire vous déconcentre? Etc… Apprendre à comprendre votre rythme de travail peut grandement vous aider à organiser des séances de travail plus efficaces. Vous serez alors, en effet, en mesure d’aménager les conditions pour donner le meilleur de vous-même. Ou au contraire de ne pas vous culpabiliser, si ce jour-là vous n’avez pas pu faire tout de ce que vous vouliez, parce qu’il y avait une fête bruyante organisée chez vos voisins par exemple…
Réduire les distractions pour rester bien focalisé(e)
Se déconnecter des réseaux sociaux et savoir dire non sont deux choses essentielles pour éviter de se disperser – même si, il est vrai, ça n’est pas toujours facile….
Éviter le “multitasking”
Et puis la plus pernicieuse de toutes les distractions, c’est le multitasking – c’est-à-dire l’action de faire plusieurs choses en même temps. Il est actuellement reconnu que cette habitude est contre-productive: en fait on perd plus de temps qu’on en gagne, contrairement à ce que l’on pourrait s’imaginer… Alors définissez-vous un objectif pour votre séance de travail et foncez en restant bien focalisé(e), c’est le meilleur moyen d’atteindre son efficacité maximale…
Conclusion
Gagner en efficacité est en quelque sorte la clé de voûte de la réussite entrepreneuriale. Le temps est souvent compté pour les solopreneur(e)s qui ont déjà la charge de toutes (ou presque toutes) les fonctions d’une entreprise. Comme nous l’avons vu dans cet article, pour améliorer sa productivité, il faut commencer par se fixer des objectifs “SMART”. Et puis, le plus difficile, c’est ensuite de s’y tenir malgré les aléas du quotidien et de sa forme personnelle. C’est pourquoi, je vous ai partagé dans la 2ème partie de l’article, différentes méthodes d’organisation, de gestion du temps ainsi que des astuces pour entretenir votre motivation et votre concentration. Vous pouvez les utiliser comme une boîte à outils, en prenant ceux qui vous conviennent, en fonction des circonstances. En effet, la clé du succès pour améliorer son efficacité personnelle sur le long terme, c’est, selon moi, de mettre en place un système adaptable à la “vraie” vie. Et surtout n’oubliez pas (surtout si vous êtes perfectionniste…) que “fait vaut mieux que parfait”: le plus important, au-delà de tout le reste, c’est quand même d’avancer dans la bonne direction…
1ère mise en ligne: octobre 2019
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Top le time-blocking, à condition de ne pas s’en mettre trop sur le dos. Quelle est la part qu’on devrait consacrer à soi quand on aspire a être slowpreneur ? Finalement il faudrait à terme même arriver à inverser le rapport.
Caroline, un grand merci pour ton commentaire! Et bien puisque dans le time blocking, on commence en général par placer ses propres priorités, il suffit de décider de bloquer par exemple 40% de son temps pour soi… et de planifier son travail sur les 60% de temps restant – soit l’équivalent de 3 jours / semaine 😉
Mais honnêtement, je ne sais pas vraiment quel serait le ratio correct pour l’équilibre de vie pro/perso idéal…